TOPTHEMA / Intranet: Vom Informationsfriedhof zum innovativen Prozessoptimierer

Organisation, Information, Kommunikation und Kollaboration: Das sind die Säulen eines modernen, bedarfsorientierten Intranets. Effizient aufgesetzte Systeme können etwa als Basis für die Entwicklung innovativer Tools und Services dienen oder Kommunikations-, Produktions- und Entwicklungsprozesse entscheidend verbessern. In vielen Unternehmen gehören solche digitalen Systeme bereits zum Alltag und helfen dabei, die Geschäftsabläufe zu optimieren. Doch weitreichende technische Entwicklungen sowie das sich ständig verändernde Kommunikationsverhalten von Mitarbeitern zwingen Verantwortliche dazu, bestehende Intranet-Strukturen kontinuierlich zu überprüfen und anzupassen.

Daher gilt es, bei der Implementierung bzw. der Modernisierung einer internen Kommunikationsplattform nicht nur Prozesse zu verschlanken und ein verbessertes Wissensmanagement zu berücksichtigen. Verantwortliche müssen auch Faktoren wie Transparenz und User Experience in ihre Planungen einbeziehen. So erreichen sie neben höheren Effizienzraten auch eine verbesserte emotionale Ansprache der Mitarbeiter sowie eine Steigerung der Employer Loyality.

Um diese Ziele zu erreichen und ein zukunftsfähiges Intranet aufzubauen, sollten Unternehmen folgende Punkte berücksichtigen:

1. Ist-Analyse – Status Quo erheben

Eine Ist-Analyse klärt die Bedürfnisse der Organisation und der Mitarbeiter. Hierzu haben sich Umfragen bewährt, die eine schnelle Auswertung und entsprechende Insights ermöglichen. Struktur-, Inhalts- und Prozessanalysen des bestehenden Intranets sowie der bisherigen Arbeitsweisen definieren erste Anforderungen an das neue System. Dabei zeigen sich bei vielen Unternehmensintranets die gleichen Schwachstellen: Inhalte sind nicht aktuell oder sogar redundant, Mitarbeiter finden Informationen nicht schnell genug und es herrscht wenig Austausch auf der Plattform. Insbesondere mangelt es den meisten Intranets an guter Usability und User Experience. Denn zu komplizierte Strukturen können Nutzer so sehr verunsichern, dass sie frustriert den Einsatz der Systeme meiden oder sie sogar offen ablehnen. Wenn aber nur einzelne Abteilungen oder Standorte das Intranet kontinuierlich einsetzen und der Großteil der Kommunikation über andere Kanäle läuft, wird das Intranet zum Datengrab.

2. Individuelle Bedürfnisse und Anforderungen berücksichtigen

Jede Nutzergruppe in einem Unternehmen hat spezifische Kommunikations- und Geschäftsanforderungen – vom Projektmanager über den Vertriebsmitarbeiter bis hin zum CEO. Bei der Implementierung eines Firmen-Intranets ist es daher erforderlich, alle Nutzergruppen individuell und bedarfsgerecht abzuholen. Faktoren wie Design, Navigation, Archiv sowie Prozesse sind deshalb flexibel zu gestalten. Beispielsweise bieten personalisierte Startseiten, Dashboards oder andere digitale Tools dem jeweiligen Nutzer passgenaue Informationen.

3. Mit einer gelungenen User Experience zum Erfolg

Nicht immer erschließen sich für Mitarbeiter sofort die Vorteile einer neuen Plattform. Viele fürchten gerade bei der Neueinführung eines Intranets den zusätzlichen Zeitaufwand, um sich in das System einzuarbeiten. Lassen Systemarchitekten jedoch bewährte Nutzergewohnheiten der Mitarbeiter schon in die Entwicklung mit einfließen, wirken sie dieser Grundskepsis entgegen. Ein Beispiel: Google erkennt, welche Informationen für die einzelnen Nutzer relevant sind und priorisiert diese automatisch bei der Suche. Eine solche Systematik kann auch in modernen Intranets erfolgreich sein und so Mitarbeiter überzeugen und begeistern.

Grundsätzlich gilt: Gleich, ob Intranet oder Unternehmenswebsite, ein System wird nur kontinuierlich genutzt, wenn es bedarfsorientiert und nutzerfreundlich ist – und wenn es Spaß macht. Dazu muss auch die bildliche und textliche Ansprache überzeugen, dann wird der Einsatz des Systems zum digitalen Erlebnis.

4. Hierarchien abbauen – Kommunikation fördern

Eine offene und transparente Interaktion ist Ausdruck der Unternehmenskultur. Je weniger Hierarchien und Managementebenen zu überwinden sind, desto besser funktioniert die Kommunikation im Intranet. Für den Erfolg eines Projektes ist es unabdinglich, dass alle beteiligten Personen direkt miteinander kommunizieren und Inhalte der anderen innerhalb des Intranets einsehen, einsetzen und bearbeiten können. Die daraus entstehenden Synergien inspirieren, motivieren und zahlen direkt auf die Prozesse, die interne Unternehmenskultur und damit auf die Marke ein. 

Fazit

Ein gut konzipiertes Intranet wirkt sich immer positiv auf das Wissens-, Prozess- sowie Kommunikationsmanagement aus, wenn es als zentrale Plattform akzeptiert und genutzt wird – und den aktiven Austausch fördert. Voraussetzung dafür ist, dass die Plattform die Mitarbeiter unterstützt und keinen zusätzlichen Aufwand mit sich bringt. So entsteht ein lebendiges und dynamisches Ökosystem, das die Vertriebs-, Marketing- und Entwicklungsabteilungen vorantreibt.

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