Serie: Cloud für Handwerker: Testing und Implementierung – Teil 3

Für Handwerker gibt es immer mehr spezialisierte Services aus der Cloud. Wenn Sie einen geeigneten Anbieter gefunden haben, sollten Sie die Leistungen jedoch nicht sofort verbindlich buchen, sondern zunächst einen Testzeitraum vereinbaren. Nur ein solcher Probelauf gibt Ihnen Aufschluss darüber, ob die vorgeschlagenen Lösungen sich auch im Arbeitsalltag bewähren.

Anwendungsszenarien durchspielen

Überlegen Sie sich, welche typischen Arbeitsprozesse Sie mit der Cloud-Lösung testen wollen. Sie müssen dann das entsprechende Programm für sich konfigurieren, Nutzer anlegen, Dokumente hochladen oder erstellen und, je nach Szenario, auch echte Daten importieren. Durchlaufen Sie den Arbeitsprozess einmal von Anfang bis Ende, beispielsweise die Auftragsabwicklung von der ersten Kundenanfrage bis zum unterschriftsreifen Angebot. Wichtig ist dabei, dass Sie die Mitarbeiter das neue Programm testen lassen, die auch zukünftig tatsächlich damit arbeiten werden.

Test dokumentieren und Probleme lösen

Lassen Sie sich von Ihren Mitarbeitern Feedback geben, wie diese mit der Bearbeitung des Auftrags zurechtgekommen sind. Notieren Sie alle Schwierigkeiten und Probleme. Anschließend sollten Sie versuchen, diese zu lösen. Lassen Sie sich dabei auch vom Service-Anbieter unterstützen. Oftmals gibt es auch eine Community, in der Nutzer, die diese Programme bereits anwenden, ihre Erfahrungen aus User-Sicht schildern. Nur wenn sich alle Probleme zufriedenstellend lösen lassen, sollten Sie an dem Cloud-Anbieter festhalten. Bei unüberwindbaren Schwierigkeiten ist es ratsam, sich nach einer alternativen Lösung umzusehen und gegebenenfalls noch einmal einen anderen Anbieter zu testen.

Implementierung

Konnte der Test zu Ihrer Zufriedenheit beendet werden, geht es an die finale Implementierung der Programme. Hierfür müssen Sie verschiedene Konfigurationen vornehmen und alle relevanten Daten importieren. Anschließend sollten alle Mitarbeiter in der Nutzung der neuen Cloud-Lösung geschult werden. Zusätzlich zu den Schulungsunterlagen gibt es auch die Möglichkeit, dass Mitarbeiter des Service-Anbieters in Ihrem Betrieb Schulungen durchführen. Nutzen Sie auch den Support, wenn Sie im Arbeitsalltag einmal nicht weiterkommen.

Tipp: Möchten Sie die Cloud-Lösungen in verschiedenen Bereichen einsetzen, bietet sich eine schrittweise Einführung an. Denn bei potenziellen Reibungsverlusten in der Startphase sind nicht gleichzeitig alle Abteilungen oder Prozesse betroffen, sodass nicht der gesamte Betrieb ins Stocken gerät.