„Leben in der Lage“

Der Komplexität zum Trotz: Was muss beachtet werden, um Web- und IT-Projekte erfolgreich planen und umsetzen zu können?

Was haben Einkommenssteuererklärung, Bedienungsanleitungen und der Beziehungsstatus mancher Paare gemeinsam? Genau: Sie sind kompliziert. Dabei bedeutet kompliziert, dass die Dinge mit Aufwand und Schwierigkeiten verbunden sind, wenn es darum geht, ihre Variablen zu einem Zweck zielgerichtet und erfolgreich zusammenführen zu können.

Nun sind Web- und IT-Projekte aber nicht kompliziert. Sie sind vielmehr komplex. Das bedeutet: ihre Rahmenbedingungen sind umfassend, verflochten, vielschichtig und zusammenhängend (was selten beachtet wird). Komplexität ist etwas anderes als Kompliziertheit. Die wichtigsten Faktoren, die für den Erfolg von Web- und IT-Projekten entscheidend werden, sind bei vielen Projekten zu Beginn unbekannt. Und selbst wenn sie sichtbar werden, sind sie nur schwer zu beschreiben und müssen aufwändig analysiert werden.

Vor wenigen Jahren noch hat es gereicht, das Briefing und die Anforderung an eine neue Website auf ein paar Seiten zusammenzufassen. Ein Ergebnis ist nach wenigen Designrunden kurz darauf sichtbar geworden. Die erforderliche Domain war schnell bestellt, der FTP-Client eingerichtet und das Screendesign im Modus 800x600 standardisiert. In vielen Konzernen wurden entsprechende Aufgaben an die IT-Kollegen delegiert – wo sich Praktikanten dann neben dem daily business selbstverwirklichen konnten.

Die Zeiten haben sich endgültig geändert! Und mit ihnen die äußeren Rahmenbedingungen. Anstatt mit einem Kulturwandel, eigenen Ideen für Digitalisierung oder organisatorischer Neuausrichtung auf die Gegebenheiten zu reagieren, verharren Beteiligte und Entscheidungsträger in Schockstarre. Interne Fingerpointings, bürokratische Keulen und ergebnisarme Meetings erwecken den Eindruck, der Geist der Betriebsrätin Marie Antoinette als Datenschutzbeauftragte würde durch die Konzernflure schreiten. Die Ansichten, die Einstellungen und das Know-how von Verantwortlichen erinnern vielfach an die des französischen Adels kurz vor der Revolution.

Wie aber reagieren? Was muss beachtet werden, um Web- und IT-Projekte erfolgreich planen und umsetzen zu können?

1. Konzeption & Briefing

Früher war es möglich, nach einem kurzen Briefing loszulegen, um nach wenigen Wochen ein Ergebnis zu schaffen, das für die nächsten Jahre Gültigkeit hatte. Heute aber ist es geradezu unmöglich ein Feinkonzept zu erstellen, das die Anforderungen zu 100 % final abbildet. Denn alleine die Halbwertszeit gültiger Systemanforderungen ohne „störende“ Updates in den Systemen beträgt selten mehr als ein Quartal. Auch Innovationen und Möglichkeiten von Social-Media-Anwendungen wachsen mit jedem neuen Monat. Wirkliche Innovationen, die ihrer Zeit voraus sind, passen selten in ein Projektbriefing. Viele Konzepte überholen sich im Projektverlauf daher ganz schnell von allein.

2. Distribution & Social Networking

Social-Networking-Funktionen einzusetzen ist vielfach notwendig und fehlt in keinem Konzept: Informationen müssen zum User gelangen, nicht umgekehrt. Leider funktionieren die diversen Kanäle anders oder wandeln in wenigen Wochen ihr Gesicht; nur selten existieren Standards, wie zum Beispiel Twitter. In seltenen Fällen werden die Kanäle mit professionellem Monitoring betreut. Ein überzeugendes Know-how zur Verbindung von Content Management, Schnittstellen und Kanälen ist in vielen Konzernen leider nur selten zu finden. Oftmals lassen sich

Fehler durch Kettenreaktionen, die bis auf Server- oder Datenbankeinstellungen zurückgehen können, weder vollständig identifizieren resp. eigenständig beheben.

3. App & Mobile first

Ohne mobile Lösung kommt heute keine erfolgreiche Anwendung mehr aus. Und sie müssen auf einer unüberschaubaren Vielzahl von Endgeräten zuverlässig funktionieren! Es kommen fortlaufend neue dazu, aber die alten Versionen verschwinden nicht einfach. Die Updates der Betriebssysteme kommen unregelmäßig und ohne vorherige Ankündigung. Neben individuellem Anwendungswissen hat jeder User auch stark abweichende persönliche Einstellungen was Datenschutz, Sprache, Standort, Displaygröße, Bezahlsystem oder weiterer Funktionen. Es allen Usern recht zu machen – geradezu unmöglich. Daher ist ausführliches und stetes Testing ein MUSS nach jedem (Re-)Launch!

4. Schnittstellen & Infrastruktur

Früher reichte es aus, einfachste HTMLs auf Providerseiten einzubinden, um Websites funktionsfähig zu machen. Heute müssen dagegen verschiedenste Datenbanken und Content Management Systeme über komplexe API miteinander verbunden und in konzerneigene IT-Landschaften integriert werden. Wechselnde Anforderungen und im Hintergrund laufende Updates können zu ungeplanten und ungeahnten Kettenreaktionen führen! Steigende Anforderungen an Sicherheit und Verfügbarkeit stellen immer neue Fragen an Server und Zertifikate. Deren adäquate Beantwortung ist abhängig von den Skills, der Flexibilität und Verfügbarkeit der Spezialisten in der Konzern-IT.

5. Projektorganisation & Kommunikation

Die eigene IT braucht zum Beispiel im Fall der App-Entwicklung Ressourcen, um den App Store dauerhaft und erfolgreich bedienen zu können. Sie muss Uploads testen, prüfen, freischalten und dokumentieren.  Schon Kleinigkeiten abgelaufene  Zertifikate oder Kreditkarten können dringend notwendige Uploads verhindern. Sind die Verantwortlichkeiten geklärt? Existieren Prozesse? In DAX30-Organisationen, mit mangelnder Kritikfähigkeit und nicht existierender Fehlerkultur, werden „Try and Error“-Entwicklungen wie Apps kaum auf Verständnis stoßen. Bei Problemen wird es wird es schnell unruhig, es folgen Eskalationen und laute CC-Mails bis hin zum CTO/CEO.

Gefragt sind spontane Improvisationen, smarte Lösungen und sichere Workarounds. Der Druck von oben ist hier kontraproduktiv. Denn Gras wächst nicht schneller, nur weil jemand daran zieht.

6. „Projektantrag“ & Budgetierung

Schon in der Anbahnung von IT-Vorhaben müssen Konzerne umdenken und flexibler werden. Eine App-Entwicklung oder ein Website-Relaunch lassen sich nur noch bedingt zur Gänze in einem Projektantrag abbilden. Projektmanagement, Testing und Konzeption sind in der Summe mehr wert als die reine Umsetzung. Denn selbst Bigplayer wie Google, Apple oder Amazon gehen Beta-Testing-Wege, um Usern zu überlassen, wann eine Entwicklung fertig ist. Hier ist kein Ende in Sicht: nach wie vor gibt es eine Vielzahl an System-Updates und Bugs. Wie es weitergeht, muss also schon vor Beginn eines Projekts feststehen. Die Exit-Strategien inbegriffen.

Fazit

Neben der Projektumsetzung müssen der Betrieb und die weitere Entwicklung von Anwendungen und Plattformen genauso organisiert und kalkuliert werden, wie die Umsetzungen und der Launch. Statt in verkapselten und festzementierten Projekt- und Relaunch-Plänen zu verharren kann es großen budgetgetriebenen Organisationen helfen, zukünftig in Release-Zyklen zu agieren.

In modernen IT-Projekten ist kaum etwas beständiger als der Wandel. Das militärische Motto „Leben in der Lage“ gilt für Projektmanager und -beteiligte, Kunden und Entwickler mehr denn je: Jeder Projektplan hält so lange, bis er zum ersten Mal auf einen User trifft!

Thorsten Greiten

studierte BWL mit den Schwerpunkten Steuerlehre und Wirtschaftsinformatik an der Universität Mannheim. Er ist Geschäftsführer der NetFederation GmbH und fachlich verantwortlich für den Bereich Digital Finance & Banking. Seit 2003 untersuchen er und sein Team von Spezialisten jährlich die Internetauftritte von 110 Unternehmen aus DAX30, MDAX, SDAX und TecDAX.

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