Fallen bei der E-Mail-Kommunikation – 7 Tipps, die man unbedingt beachten sollte

Wahrscheinlich ist im Arbeitsalltag noch nie so viel geschrieben worden wie heute – und ein großer Teil davon ist sicher die elektronische Korrespondenz. Doch auch wenn die Menge der eingehenden E-Mails groß und die Zeit knapp ist: Professionalität und Höflichkeit werden vom Empfänger wahrgenommen und haben Auswirkungen auf das Image des Unternehmens. Hier 7 Tipps, wie professionelle E-Mail-Kommunikation funktioniert.

1. Eine E-Mail, ein Thema. Haben Sie mit einem Empfänger mehrere Themen abzustimmen, senden Sie am besten pro Thema eine eigene E-Mail. Dabei sollte der Betreff immer einem Projekt zugeordnet werden können. Das sorgt für kürzere Mails und ermöglicht dem Empfänger, die einzelnen Vorgänge getrennt voneinander zu bearbeiten – und als Nebeneffekt passiert es viel seltener, dass einzelne Aspekte übersehen werden und untergehen.

2. Die richtige Anrede wählen. Prinzipiell sollten Sie auch in einer E-Mail die Regeln der Höflichkeit beachten. Die sind allerdings von Branche zu Branche unterschiedlich. So kann nicht nur ein lockeres „Hallo“ ohne Namensnennung anecken – auch ein formelles „Sehr geehrte Frau ...“ kann als unhöflich betrachtet werden, wenn die Umgangsformen – etwa innerhalb einer Organisation – eher leger sind.

Immer mehr setzt sich durch, bei einer schnellen E-Mail-Korrespondenz wie bei einem Online-Chat ab der dritten oder vierten Mail auf Anrede und Gruß komplett zu verzichten. Stellen Sie fest, dass Ihr Kommunikationspartner an Anrede und Grußformel festhält, sollten Sie dies jedoch auch tun.

3. Kurz und strukturiert. Sie ärgern sich regelmäßig über viel zu lange E-Mails? Ihre Empfänger sicher auch. Tatsächlich macht es mehr Mühe, ein Thema kurz und knapp auf den Punkt zu bringen, als einfach mal draufloszuschreiben. Ihr Gegenüber wird es Ihnen jedoch danken, wenn Sie sich diese Mühe machen und Ihre Nachrichten so kurz wie möglich halten.

Und wenn der Text doch einmal etwas länger werden muss: Strukturieren Sie Ihre E-Mail durch überschaubare Absätze – das macht auch längere Mails lesbar.

4. Call for Aktion – höflich formuliert. Sie benötigen dringend eine Antwort auf Ihre E-Mail? Dann sollten Sie Ihr Gegenüber darüber nicht im Unklaren lassen. Beenden Sie Ihre E-Mails stets mit einem „Call for Action“, indem Sie höflich, aber ganz konkret formulieren, welche Reaktion des Empfängers Sie erwarten (notfalls auch mit Angabe einer Frist).

5. Kein MfG, HG oder LG. So viel Zeit muss sein: Jede E-Mail schließt mit einem persönlichen Gruß. Welche Grußformel Sie wählen, hängt von der Situation und Ihrer Beziehung zum Empfänger ab. Ein No-Go sind Abkürzungen – Sie zeigen, dass der Absender sich nicht einmal die Zeit nimmt, einen Gruß zu formulieren. Ebenfalls bedenklich sind Standardgrußformeln, die Bestandteil der E-Mail-Signatur sind.

6. So wenig Empfänger wie möglich. Fragen Sie sich stets: Wer muss diese E-Mail außer dem Empfänger wirklich noch erhalten? Meist sind es wesentlich weniger Personen, als man spontan in „cc:“ setzen möchte. Fragen Sie sich, wer von den möglichen zusätzlichen Adressaten Ihre E-Mail auch als Störung oder gar Belästigung betrachten könnte.

7. Auf Fehlerfreiheit Wert legen. Auch in der elektronischen Kommunikation gelten die Regeln der Rechtschreibung und Zeichensetzung. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihren Text vor dem Klick auf „Senden“ noch einmal sehr gründlich auf Fehler durchzugehen. Fehler werden automatisch mit der Kompetenz und Sorgfalt des Verfassers in Verbindung gebracht – und Nachlässigkeiten können auch als mangelnde Wertschätzung des Kommunikationspartners interpretiert werden.