Unbürokratisch schreiben: So wirkt offizielle Korrespondenz freundlicher

„Bedauern wir, Ihnen mitteilen zu müssen ...“ – Wer Absageschreiben an Bewerber oder Mahnbriefe an säumige Kunden verfassen muss, verfällt oft automatisch in einen bürokratischen Stil. Dabei können selbst unangenehme Botschaften so formuliert werden, dass der Absender sympathisch bleibt. Hier sieben Tipps für unbürokratische Korrespondenz:

1. Perspektivenwechsel

Wenn ein Brief oder eine E-Mail „von oben herab“ geschrieben wirkt, ist der Empfänger oft bereits durch diese Haltung negativ gestimmt. Ein Perspektivenwechsel wirkt da Wunder: Denken Sie nicht nur darüber nach, was Sie mitteilen wollen, sondern welche Interessen der Adressat hat: Wartet er (etwa als Bewerber) schon auf Ihre Nachricht? Ist ihm Ihre Mitteilung peinlich, weil er (etwa als säumiger Kunde) etwas vergessen hat?

2. Substantivierungen und Partizipkonstruktionen vermeiden

Der Ton macht die Musik, heißt es. Bei Texten gilt: Der Stil macht den Ton. „Angesichts von Kostensteigerungen und rückläufigen Einnahmen sehen wir uns gezwungen ...“ Substantivierungen und Partizipkonstruktionen lenken davon ab, dass es Menschen sind, die etwas tun und bewirken. So wirken Texte blutleer und „unmenschlich“ – sie erreichen die maximale Distanz zwischen Absender und Empfänger. Das sollten Sie vermeiden, zum Beispiel, indem Sie:

3. Aktiv formulieren

Unangenehme Dinge werden gerne hinter Passiv-Formulierungen versteckt. Da sind Mitarbeiter entlassen worden und Kosten wurden eingespart. Das klingt unabänderlich, unpersönlich und distanziert. Stehen Sie zu dem, was Sie tun – verwenden Sie Verben und formulieren Sie aktiv: „Wir müssen sparen ...“, „wir haben entschieden ...“ „wir möchten in Zukunft ...“ Das wirkt direkt und ehrlich, im besten Fall nachvollziehbar und sympathisch.

4. Handelnde und Betroffene nennen

Neben Passiv-Konstruktionen lässt sich auch mit dem Wort „man“ gut verschleiern, wer handelt oder betroffen ist. Setzen Sie dieses Wort auf Ihre persönliche „Schwarze Liste“: Immer, wenn Sie es verwenden wollen, sollten Sie sich fragen: Wer ist gemeint? Wer hat etwas getan? Wer ist davon betroffen? Und dann konkret „Ross und Reiter“ nennen.

5. Kurze Sätze formulieren

Lange und verschachtelte Sätze sind „Prestigeformulierungen“, mit denen der Autor seine Fähigkeiten unter Beweis stellt – für die Leser ist so etwas anstrengend und oft nur schwer verständlich. Versuchen Sie, kurze Sätze zu formulieren. Und verzichten Sie auf Verschachtelungen komplett.

6. Den Wortschatz der Zielgruppe verwenden

Die Forderung nach einfachen Wörtern legt die Frage nahe, welche Wörter denn einfach sind. Ein Begriff wie „konkludent“ ist für eine Juristin verständlich, für einen Bäcker wahrscheinlich nicht. Was ein „Klopfholz“ ist, weiß ein Tischler, eine Ärztin aber kaum.

Einfach sind also immer diejenigen Wörter, die zum Wortschatz der Zielgruppe gehören. Das wird oft vergessen, wenn etwa Verwaltungsmitarbeiter oder Juristen Begriffe verwenden, die in ihrem eigenen Wortschatz selbstverständlich sind, aber für die Empfänger schwer oder gar nicht verständlich sind.

7. Schreiben, wie man es erzählen würde

Bevor Sie den ersten Satz schreiben: Überlegen Sie sich, wie Sie jemandem den Sachverhalt in einem persönlichen Gespräch erzählen würden. Und vertrauen Sie darauf, dass das genau die richtigen Worte und Formulierungen sind, mit denen Sie auch in einem geschriebenen Text die beste Wirkung erzielen.