E-Mail adieu: Interne Kommunikation via Social Intranet

Durch die sozialen Medien hat sich die Art des Austauschs stark verändert. Sie ist schneller und direkter geworden. Und genau das erwarten Mitarbeiter auch von der internen Kommunikation. Daher setzen immer mehr Unternehmen auf Social Intranet. Es funktioniert interaktiv und ortsunabhängig, außerdem mindert es die E-Mail-Flut und steigert das Wir-Gefühl, da alle hierarchieunabhängig miteinander kommunizieren können.  

In immer mehr Unternehmen wird das Social Intranet das Kommunikations-Werkzeug der Wahl. Technisch gesehen ist es eine Weiterentwicklung des Intranets. Das Social Intranet funktioniert im Kern wie das bekannte Intranet. Neu ist die Möglichkeit der Zusammenarbeit über alle Abteilungen hinweg. Termine festlegen, Dateien verwalten, wichtige Ankündigungen hervorheben und sogar gemeinsame Projekte steuern – das alles lässt sich mit der Software erledigen. Funktioniert die interne Kommunikation, sind auch die Mitarbeiter glücklich. Zu diesem Schluss kommt eine Studie der Berliner School for Communication and Management (SCM) und des Freiburger Software-Herstellers United Planet. Sie hat ergeben, dass Benutzer von Social Intranets „eher“ beziehungsweise „sehr zufrieden“ sind mit der internen Kommuniktion. Bei Befragten ohne Social Intranet lag der Wert mit 27,4 Prozent deutlich geringer. In dieser Gruppe wird die zu hohe Zahl interner E-Mails als eines der größten Probleme der firmeninternen Kommunikation bemängelt.

7 Tipps für die Einführung eines Social IntranetsEine für alle

  1. Eine für alle

Damit die Plattform von möglichst vielen Mitarbeitern aktiv genutzt wird, ist es wichtig, diese auch bei der Einführung mit einzubeziehen, meinen die Experten von United Planet. Deshalb sollte man sich schon bei der Entscheidung für eine Lösung nach den Bedürfnissen aller Kollegen richten. Es zählen vor allem eine gute Handhabung sowie eine transparente und problemlose Einführung. Social-Intranet-Lösungen lassen sich sehr stark mit individuellen Funktionen anpassen. Manche sind ‚Nice-to-have‘, andere elementar. Daher ist es ratsam, die Kollegen im Vorfeld zu fragen, welche Features sie sich wünschen. Dabei können die einzelnen Abteilungen im Unternehmen sehr unterschiedliche Erwartungen an das Social Intranet haben. Behalten Sie im Kopf, dass zum Beispiel Kollegen aus der IT andere Anforderungen haben als die aus der Personalabteilung. Und diese wiederum andere als Mitarbeiter aus dem Marketing.

2. Zusammenarbeit statt Hierarchie

Zum Wesen der Arbeitswelt 4.0 zählt der Abbau von Hierarchie. Dazu kann auch das Social Intranet beitragen. Dort können sich alle Kollegen gleichermaßen einbringen, egal ob sie Führungskräfte oder einfache Angestellte sind. Auch die Zusammenführung eines Teams kann in einem Social Intranet sehr gut funktionieren. Getreu dem Motto: Wissen wird nicht wertvoller, wenn man es für sich behält.

3. Überzeugungsarbeit leisten

Bei jedem Projekt gibt es Zweifler. So wird es eventuell Mitarbeiter geben, die sich nur ungern auf eine neue Art der Zusammenarbeit einlassen. Sie gilt es, mit guten Argumenten zu überzeugen. Hier ist es hilfreich, die Vorteile des Social Intranets anschaulich darzustellen. Zum Beispiel anhand von Anwendungsfällen. Argumente, dass die Zahl unqualifizierter interner E-Mails durch ein Social Intranet reduziert wird und gleichzeitig Infos besser gestreut werden, leuchten jedem ein. Vielleicht gibt es auch begeisterte Förderer des Projekts. „Die Projektsteuerung sollten Personen übernehmen, die sich auch die scheuen, das ‚Wünsch dir was‘ in geordnete Bahnen zu bringen und gegebenenfalls nötige Mehraufwendungen zu kommunizieren“, sagt Gerhard Sommer, Leiter Pre-Sales bei United Planet.

4. Das Social Intranet wird zum„digitalen Heimathafen“

Das große Plus moderner Lösungen ist es, mehr zu sein als bloß ein Facebook für Unternehmen. Das Social Intranet kann mit verschiedenen Anwendungen verknüpft werden. Das heißt, wenn sich beispielsweise im CRM etwas tut, bekommen die berechtigten Mitarbeiter eine Benachrichtigung direkt in ihren Stream. Wenn die Mitarbeiter von hier aus auf alle wichtigen Funktionen und Informationen zugreifen können, steigt die Akzeptanz für das Social Intranet.

5. Einstieg in Etappen

Gerade zu Beginn sollten die Mitarbeiter nicht durch einen zu großen Funktionsumfang überfordert werden. „Lassen Sie die Anwender die möglichen Funktionen priorisieren und binden Sie anfangs nur die wichtigsten Funktionen ein“, empfiehlt Sommer. So können sich die Anwender mit dem neuen Social Intranet vertraut machen und sich an die neue Informations- und Kommunikationsform gewöhnen, lautet der Rat des Softwareexperten von United Planet. „Später können Sie das Social Intranet um weitere Funktionen ergänzen und so genau die Plattform aufbauen, die zu Ihren Anforderungen passt.“

6. Start smart

Je nach Unternehmensgröße bietet es sich an, die Einführung des neuen Intranets mit Kommunikationsmaßnahmen zu begleiten. Das kann zum Beispiel durch Beiträge in der Mitarbeiterzeitung sein. Damit das neue Social Intranet auch genutzt wird, sollte man Workshops veranstalten, so wird der Einstieg in die neue Kommunikationsform für die Mitarbeiter viel leichter. Es ist auch hilfreich, pro Abteilung einen Key User zu benennen. Diese helfen ihren Kollegen bei Fragen rund um das Intranet und machen intern Werbung dafür. „Nutzen Sie außerdem den Einsatz spielerischer Elemente, um Ihre Kollegen in das Intranet zu bekommen“, rät Sommer. Die Möglichkeiten reichen von Highscores und Abzeichen für besonders engagierte Nutzer bis zum Fußball-Tippspiel.

7. Chefs müssen den digitalen Wandel vorleben

Bei der Einführung sollten alle an einem Strang ziehen. Aber besonders wichtig: Social Intranet ist – nicht nur, aber auch – Chefsache! Führungskräfte sollten sich als Vorbilder selbst aktiv im Social Intranet einbringen, Feedback geben und Fragen beantworten. Das fördert das Vertrauen und nimmt den Mitarbeitern die Scheu vor dem neuen Medium.

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Lisa Priller-Gebhardt

 ist freie Journalistin und schreibt über die deutsche Medienlandschaft, vorwiegend für das Fachmagazin Werben & Verkaufen, aber auch für Kontakter, Welt am Sonntag, SZ sowie den Blog der BLM. Themenschwerpunkte sind Fernsehen, Digitalwirtschaft sowie Printmedien. Nach einem Volontariat bei Hubert Burda Media und dem Besuch der Deutschen Journalistenschule in München arbeitete sie für Bunte, Bild, Freundin, Antenne Bayern und die Jugendbeilage der Süddeutschen Zeitung, Jetzt.

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