Schicken Sie Ihren Mitarbeitern noch Mails? – Warum ein Social Intranet eine echte Alternative ist  

Digitalisierung ändert alles – auch die Zusammenarbeit zwischen Menschen im Unternehmen. Bisher findet interne Kommunikation gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen noch via E-Mail statt. Dies ist umständlich, kostet Zeit und ist wenig interaktiv. Im Idealfall sollten Unternehmen ein Social Intranet als zentrale Arbeitsplattform nutzen. 

Social-Media-Kanäle stellen zunehmend neue Nutzer-Rekorde auf. Wer diese Art der Kommunikation in seinem privaten Umfeld nutzt, möchte auch beruflich in den Genuss einer professionellen, modernen Arbeitskultur kommen. Ein Social Intranet wäre die ideale Lösung –  vereinfacht gesagt eine Mischung der Funktionalitäten aus Facebook, Twitter, Youtube, Blog und Wikipedia für die interne Kommunikation. 

Die Kollaboration der Nutzer untereinander steht dabei im Mittelpunkt. Der Mitarbeiter wird wie im Web 2.0 zum Prosumenten. Er konsumiert und generiert eigene Inhalte. Abteilungen und Mitarbeiter können das Social Intranet somit nach ihren eigenen Vorstellungen und Bedürfnissen gestalten.

Mitarbeiter wollen auf Botschaften reagieren 

Klingt gut, hat aber einen entscheidenden Haken: In den Etagen der Bürogebäude ist das Verständnis für moderne Kollaboration noch nicht überall eingezogen. Vorgesetzte publizieren ihre Inhalte gern von oben nach unten. Im schlimmsten Falle lassen sie ihre E-Mails noch ausdrucken. Mitarbeiter haben in der Regel kaum Möglichkeiten, zu reagieren. 

Die traditionellen hierarchischen Strukturen werden häufig also nur digitalisiert. Das klassische Intranet wird dabei als Dateiablage oder für die Urlaubsplanung benutzt. Es wird mit Informationen und Inhalten für die Mitarbeiter befüllt. Arbeitsanweisungen, Reiserichtlinien und Pläne finden sich dort zuhauf. Interaktion, Diskussion oder fachlicher Austausch sind nicht möglich und vielleicht auch gar nicht gewünscht. Die digitale Transformation aber zwingt nun Unternehmen – ob sie wollen oder nicht – soziale Kommunikationsstrukturen im Unternehmen zuzulassen.

Anders als bei den herkömmlichen Plattformen stehen bei einem Social Intranet zwei Funktionen im Vordergrund: Dynamische Wissensvermittlung und digitale Zusammenarbeit. Inhalte werden nicht mehr ausschließlich zentral durch eine Redaktion zur Verfügung gestellt, sondern von Nutzern aktiv erstellt und mitgestaltet.

Aktuelle, ansprechende Inhalte

Informationen effektiv zu verteilen, ist eines der Hauptziele des Social Intranets und leitet sich von der klassischen Aufgabe eines herkömmlichen Intranets ab. Die Kommunikation verläuft nicht mehr nach geplanten Strukturen. Dadurch können aktuelle Inhalte entstehen, die für den einzelnen Mitarbeiter ansprechender sind. Filterfunktionen verhindern, dass Informationen den Mitarbeiter überlasten. So können Beiträge mit Tags versehen werden – also Synonymen, nach denen die Teilnehmer gezielt suchen können. Vor allem die Unternehmensleitung ist in der Pflicht, relevante Informationen zu verbreiten. Sie muss ihr hierarchisches Denken und Handeln kritisch hinterfragen und auch in der Kommunikation direkt, persönlich und authentisch wirken. Nur so ist ein Social Intranet tatsächlich eine glaubwürdige Plattform.

Das Social Intranet als Bezugspunkt

Neben den offensichtlichen Zielen muss ein Social Intranet aber auch ein virtueller Ort sein, an dem sich die Nutzer wohlfühlen und mit dem sie sich identifizieren. Hier helfen zum Beispiel ausführliche Profile, in denen die Mitarbeiter ihre Daten und Kompetenzen angeben. Eine Kommentarfunktion füllt das Intranet mit Leben – dadurch entstehen wie bei den sozialen Medien auch hier Interaktion und Reichweite. Optische Anreize spielen ebenfalls eine wichtige Rolle. So kann das Unternehmen sein Corporate Design auch im Intranet verwenden und den Nutzern mit passenden und hochwertigen Designelementen Wertschätzung entgegenbringen. 

Zu beachten ist jedoch, dass die Nutzerfreundlichkeit im Vordergrund steht. Das Design ist also eher zweitrangig. Der Mitarbeiter muss sich schnell im Intranet zurechtfinden. Nur so gelingt der Sprung in eine moderne und soziale Kommunikationsstruktur im Unternehmen. Ein Schritt, der wohl vorbereitet und gut begleitet werden muss. Denn ein Social Intranet ist immer auch ein Change-Thema, das einen Umbruch in der internen Unternehmenskommunikation bedeutet. 

Mitarbeit: Florian Stratmann

Quellen:

McAfee, A. (2006). Enterprise 2.0: The Dawn of Emergent Collaboration. MIT Sloan Management Review. (M. I. (USA), Hrsg.) Massachusetts. 

International Telecommunication Union. (24. November 2014). itu.int. Abgerufen am 25. August 2016 von itu.int: http://www.itu.int/en/ITU-D/Statistics/Pages/publications/mis2014.aspx 

Roth, P. (01. Januar 2016). Die ersten offiziellen Facebook-Nutzerzahlen für das Jahr 2016. Abgerufen am 28. August 2016 von allfacebook.de:http://allfacebook.de/toll/facebook-nutzerzahlen-2016

Schulze-Kopp, A. (10. November 2013). t3n. Was ist eigentlich ein Social Intranet? Abgerufen am 28. August 2016 vonhttp://t3n.de/news/eigentlich-social-intranet-504975/