8 goldene Regeln für erfolgreiche Managementkonferenzen

Viele Unternehmen befinden sich heute im Umbruch: digitale Transformation, volatile Geschäftsmodelle und das Kommunikationsverhalten der Menschen sind Herausforderungen, denen sich jedes Unternehmen stellen muss. Dies führt oft zu neuen Strukturen und Prozessen, also permanenten Veränderungen, die erst einmal an das Management und dann auch an die Mitarbeiter kommuniziert werden müssen.

Vorstände benötigen in solchen Situationen die richtigen Tools, um alle relevanten, internen Zielgruppen auf die Reise mitzunehmen – sonst ist ihre Vision zum Scheitern verurteilt.

Dazu eignen sich insbesondere Formate wie Meetings, Konferenzen und Tagungen – aber nur, wenn sie strategisch und kreativ konzipiert und umgesetzt sind. Mit solchen Managementkonferenzen kann das Top-Management ihre Führungskräfte zielgerichtet, persönlich und direkt über Unternehmensziele, Strategien oder Veränderungsprozesse informieren und Kernbotschaften nachhaltig vermitteln. Die Teilnehmer werden so zu Botschaftern und unterstützen dabei, die notwendigen Veränderungen im gesamten Unternehmen zu verankern.

Wie Sie Managementkonferenzen zu einem Teil der Wertschöpfung für Ihr Unternehmen machen können und was Sie bei der Planung und Durchführung beachten müssen, erkläre ich Ihnen in meinem heutigen Gastbeitrag:

1. Die Kernbotschaft

Zuallererst gilt es, die Ziele des Meetings zu definieren. Welche Insights sollen die Teilnehmer aus der Konferenz ziehen und welche Kernbotschaften möchte der Vorstand vermitteln? Erst wenn diese Kernpunkte feststehen, können alle weiteren Elemente der Veranstaltung geplant werden. So stellen die Verantwortlichen sicher, dass alle relevanten Inhalte über die gesamte Konferenz hinweg nahtlos wiedererkennbar sind.

2. Der rote Faden

Ein bisschen Unternehmensstrategie, ein Hauch Personalführung und eine Prise Showtime – das holt keinen Manager inhaltlich ab. Die Konferenz muss ein stimmiges Gesamtbild sowie eine 360°-Experience bieten, um die volle Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu erreichen. Nur dann bleiben die Inhalte auch über den Event hinaus im Gedächtnis der Teilnehmer verankert.

3. Die Zielgruppenorientierung

Jede Zielgruppe hat ihre eigenen Kommunikationsanforderungen: Konferenzen für das Top-Management sollten daher sowohl inhaltlich, als auch konzeptionell anders aufgebaut und kreiert sein, als solche für Vertriebs- oder Produktionsmitarbeiter. Das bedeutet für Eventverantwortliche, dass sie bereits im Vorfeld der Planung genaue Analysen über die verschieden Teilnehmersegmente durchführen müssen und die gewonnen Erkenntnisse in Konzept und Umsetzung einfließen sollten. Aber immer gilt: Die Kernbotschaften stehen im Zentrum aller Maßnahmen und müssen sich wie ein roter Faden durch alle Elemente der Veranstaltung ziehen.

4. Die passende Location

Modern oder zurückhaltend? 3-4 Sterne oder Top Niveau? Die Auswahl der Destination und des Veranstaltungsortes spielt eine große Rolle im Gesamtkonzept. Daher sollte die Location immer auch strategisch an den Zielen und den Kernbotschaften der Konferenz ausgesucht sein. Es gilt: Auch der Ort einer Veranstaltung muss strategisch zu Marke und Botschaft passen.

5. Die nachhaltige Präsentation

Eine reine PowerPoint-Schlacht ist ermüdend und teilweise sogar demotivierend für Konferenzteilnehmer. Daher sollten Verantwortliche kreative Maßnahmen und Methodiken wählen, um die Botschaften zu vermitteln und langfristig zu verankern. Um Manager inhaltlich und strategisch zu inspirieren, kann etwa ein Perspektivwechsel das richtige Mittel der Wahl sein. Warum nicht einmal gelernte Sichtweisen auf den Kopf stellen und den Vortrag an die Decke projizieren, während die Teilnehmer in bequemen Fatboys liegen?

6. Das Networking

Bei Managementkonferenzen geht es auch – oder gerade – darum, das bessere Kennenlernen der Teilnehmer untereinander zu fördern. Denn funktionierendes Networking unterstützt reibungslosere Geschäftsabläufe. Ob in verschiedenen Szenarien über die gesamte Konferenz hinweg oder über ein spezifisches Format wie eine Abendveranstaltung – Networking-Tools sollten unbedingt Teil der Strategie sein. Sie erzielen aber nur ihre Wirkung, wenn sie für die Kommunikationsbedürfnisse der Teilnehmer, die konkreten Inhalte und die definierten Eventziele maßgeschneidert sind und zu inspirierender Kommunikation anregen. Das gemeinsame, idealerweise nicht kaufbare Erlebnis ist hierfür die beste Voraussetzung.

7. Die perfekte Umsetzung

Eine Konferenz ist ‚live’ und die Zeit der Manager rar und kostbar. Reibungslose Abläufe und inhaltlich sowie kreativ höchstes Niveau sind daher bei Managementkonferenzen Pflicht. Die Konzepte müssen direkt bei den Teilnehmern zünden und sich in ihren Köpfen einprägen. Es gilt zudem, alle Aspekte der Veranstaltung nahtlos ineinander greifen zu lassen. Von der Idee über die Dramaturgie bis hin zum Catering und der Technik muss alles passen, sonst verpufft auch die beste Idee ohne Wirkung. Champions-League Niveau ist Pflicht!

8. Die Kaskadierung der Kernbotschaften

Führungskräfte fungieren als Multiplikatoren und garantieren die weitere Kommunikation auf regionaler, nationaler oder internationaler Unternehmensebene. Um den langfristigen Erfolg einer Konferenz und die weitere dezentrale Kommunikation – heute vielfach auf globaler Ebene – sicherzustellen, können digitale Kommunikationstools die Kaskadierung von Inhalten ideal unterstützen. So machen eigens konzipierte Apps oder Content-Portale die Konferenzinhalte und -ergebnisse langfristig verfügbar und dienen als interaktives Nachschlagewerk. Und Sie stellen sicher, dass alle Manager die richtigen Botschaften an ihr Team vermitteln.

 

 

Göran Göhring

Über den AutorGöran Göhring ist geschäftsführender Partner der auf Live-Experience fokussierten AgenturSTAGG & FRIENDS. Mit seinem fast 50-köpfigen Team kreiert er über 20 Jahre Corporate Events.Über STAGG & FRIENDS STAGG & FRIENDS ist eine der führenden Kommunikationsagenturen für Live-Kommunikation. Seit mehr als zwölf Jahren entwickelt das rund 50-köpfige Team außergewöhnliche Live-Experience von Marken und Produkten auf Champions-League-Niveau für Automobilkonzerne wie Daimler, Volkswagen, Volvo sowie weiteren DAX 30-Unternehmen.

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