Kunde zahlt nicht: Was tun bei offenen Rechnungen?

Ein Kunde zahlt nicht – trotz erbrachter Leistung? Hier ist von Unternehmen Fingerspitzengefühl gefragt, schließlich möchten Sie Ihr Geld erhalten, ohne den Kunden langfristig zu verlieren. So gehen Sie mit offenen Rechnungen um.

Leidiges Thema offene Rechnungen

Eigentlich könnte Ihr Geschäft florieren, doch unbeglichene Rechnungen schmälern die Bilanz? Wenn Kunden nicht zahlen, haben Unternehmen ein handfestes Problem. Schließlich müssen sie in dem Fall die Ausgaben für Personal und Materialien über einen längeren Zeitraum vorstrecken. Außerdem verursacht eine offene Rechnung womöglich einen erheblichen Verwaltungsaufwand. Kommen mehrere Kunden ihren Verpflichtungen nicht nach oder zahlt ausgerechnet der Kunde mit dem größten Auftragsvolumen nicht, kann das betroffene Unternehmen im schlimmsten Fall selbst in finanzielle Schwierigkeiten geraten. Wer seinen Rechnungsablauf optimiert und Anreize für eine pünktliche Bezahlung setzt, bekommt seine zahlungsunfreudigen Kunden zwar leichter in den Griff – den einen oder anderen Drückeberger müssen Sie jedoch mit viel Geduld zur Kasse bitten.

Kunde zahlt nicht? So bringen Sie sich in Erinnerung

Verstreicht die Zahlungsfrist einer Rechnung, muss nicht gleich ein böser Mahnbescheid die Folge sein. Schließlich besteht die Möglichkeit, dass der Kunde wirklich nur vergessen hat zu zahlen, oder die Überweisung bloß etwas zu spät getätigt hat. Um die langfristige Beziehung zu ihm nicht zu beeinträchtigen, ist es ratsam, zunächst freundlich nachzuhaken. Freelancer und kleine Unternehmen, die den Kunden persönlich kennen, können sich beispielsweise durch einen Anruf in Erinnerung bringen. Sollten Sie anschließend immer noch keinen Zahlungseingang verzeichnen, hilft dem Kunden vielleicht ein freundlich formuliertes Erinnerungsschreiben auf die Sprünge. Größere Unternehmen können dieses gleich im ersten Schritt versenden. Verschicken Sie die Zahlungserinnerung per Post statt per E-Mail, so geht sie weniger schnell unter. In dem Schreiben selbst sollten Sie ein festes Datum notieren, zu dem Sie den Betrag spätestens erwarten. Formulierungen wie "Vielleicht sind Sie einfach noch nicht dazu gekommen" unterstreichen den freundlichen Charakter des Erinnerungsschreibens und machen den Unterschied zur klassischen Mahnung aus.

Stufe 2: Die Mahnung

Der Kunde zahlt nicht – und das trotz freundlicher Erinnerung? Nun können Sie getrost einen Mahnbescheid versenden. In dem Brief werden wieder der ausstehende Betrag sowie eine neue Zahlungsfrist notiert, dieses Mal können Sie aber schon einen klaren, weniger einsichtigen Ton anschlagen. Außerdem haben Sie nun die Möglichkeit, eine Mahngebühr geltend zu machen. Diese darf allerdings nur die Ihnen durch den Bescheid entstandenen Materialkosten umfassen, also Porto plus Umschlag und Papier. Ein Betrag von 2,50 Euro ist hier üblich. Höhere Mahngebühren können Kunden vor Gericht beanstanden – mit hoher Aussicht auf Erfolg.

Informieren Sie den Kunden in der Mahnung darüber, dass Sie sich an einen Anwalt wenden, sollte er die Rechnung nicht zeitnah begleichen. In der Regel gibt es anschließend noch ein bis zwei Mahnstufen, sollte der Kunde Ihnen weiterhin das Geld schuldig bleiben. Mit jedem Schreiben kann ihr Ton direkter werden.

Professionelle Hilfe: Anwalt oder Inkasso-Unternehmen?

Wer Mahnungen einfach ignoriert, lässt sich vielleicht durch Post vom Anwalt wachrütteln. Deshalb sollten Sie sich an einen Juristen wenden, wenn der Kunde weiterhin nicht zahlt. Er wird den Betroffenen ein weiteres Mal auf den ausstehenden Betrag hinweisen und dabei mindestens auch die Verzugszinsen geltend machen. Alternativ können Sie auch ein Inkasso-Unternehmen beauftragen. Diese Dienstleister sind auf das Eintreiben von Schulden spezialisiert, genießen wegen einiger schwarzer Schafe in der Branche allerdings einen zweifelhaften Ruf. Wählen Sie das Unternehmen daher sorgsam aus und lassen Sie sich von dem Büro am besten erläutern, mit welchen Maßnahmen es den Schuldner zum Begleichen seiner Rechnung bringen möchte. Daraufhin können Sie entscheiden, ob Sie sich von der Firma vertreten lassen wollen. Einige Inkasso-Büros arbeiten auch direkt mit Anwaltskanzleien zusammen. Der Kunde zahlt nicht, obwohl sich das Inkasso-Unternehmen oder ein Anwalt an ihn gewandt hat? Dann kann die Firma gemeinsam mit dem Juristen ein Mahnverfahren einleiten.

Lohnt eine Klage?

Eine Klage sollte das letzte Mittel sein, das ein Unternehmen einsetzt, um sein Geld zu erhalten. Schließlich ist diese Maßnahme für Sie zunächst mit erheblichem Aufwand und Kosten verbunden. Letztere kriegen Sie nur erstattet, wenn Sie auch tatsächlich vor Gericht Recht bekommen. Ob sich die Klage lohnt, hängt vom individuellen Fall und der Höhe der Forderung ab. Lassen Sie sich hier ausführlich von Ihrem Anwalt beraten, bevor Sie gemeinsam mit ihm rechtliche Schritte gegen Ihren Kunden einleiten.

Kunde zahlt nicht pünktlich? So stärken Sie die Zahlungsmoral

Unternehmen können ein paar einfache Instrumente nutzen, um Kunden zu einer pünktlichen Zahlung zu animieren. Zum einen ist es hier ratsam, die Zahlungsmoral mit einem möglichst einfachen Bezahlsystem zu stärken. Bieten Sie Ihrer Kundschaft verschiedene Zahlungsmöglichkeiten an und weisen Sie den Zahlungsbetrag in der Rechnung deutlich erkennbar aus. Manche Firmen bieten einen kleinen Preisnachlass für besonders frühe Zahlungen an. Vielleicht ist das auch ein geeigneter Anreiz für Ihre Kunden? Eine kleine Strafgebühr für zu späte Zahlungen kann ebenfalls zu zügigeren Überweisungen führen.Dienstleister und Handwerker können auch die Fertigstellung Ihrer Arbeit an die Begleichung der Rechnung knüpfen. Sie absolvieren zunächst lediglich einen Teil der vereinbarten Leistungen und setzen Ihre Arbeit fort, wenn der Kunde einen Teilbetrag pünktlich gezahlt hat. Dieses Vorgehen sollten Sie aber unbedingt im Voraus mit dem Kunden absprechen, um Streit und böse Überraschungen zu vermeiden.