Zeitmanagement: Besser organisiert mit dem Pareto-Prinzip

Welcher Unternehmer kennt das nicht? Der Terminkalender ist voll, das Telefon klingelt pausenlos, das Postfach quillt über. Ein gutes Zeitmanagement ist unerlässlich, um die Aufgaben zu strukturieren und schließlich angemessen zu erledigen. Lesen Sie hier, wie Ihnen das Pareto-Prinzip den Arbeitsalltag erleichtern kann.

80-zu-20-Regel

Das Pareto-Prinzip ist auch unter dem Namen 80-zu-20-Regel bekannt. Übertragen auf das Zeitmanagement besagt sie vereinfacht ausgedrückt, dass sich mit 20 Prozent der zur Verfügung stehenden Ressourcen 80 Prozent des Erfolges generieren lassen. Demnach genügt also ein Fünftel der Arbeitszeit, um Aufgaben zufriedenstellend zu erledigen. Alles, was über die 80 Prozent hinausgeht, dient der Perfektionierung. Um diese zu betreiben, müssen Sie jedoch die gesamte verbleibende Zeit aufbringen. Für die meisten alltäglich anfallenden Arbeiten lohnt sich dieser immense Aufwand nicht.

Pareto-Prinzip in der Anwendung

Verlangt ein Kunde völlig unerwartet und innerhalb kürzester Zeit die Vorführung eines Produktes, das noch gar nicht fertig ist, greifen Sie auf das Pareto-Prinzip zurück. Handelt es sich beispielsweise um eine Website, konzentrieren Sie sich auf das Design und legen eine oberflächliche Navigation an. Zusätzlich erstellen Sie einige Inhalte, die Sie bei der Vorführung gezielt ansteuern können. Dass die Programmierung hinter der Website noch diverse Lücken aufweist, macht in diesem Fall nichts, weil der Kunde es nicht mitbekommt. Für ihn zählen die sichtbaren 80 Prozent, die Sie in 20 Prozent der Zeit erledigen konnten. Wer ein solches Zeitmanagement perfekt beherrscht, erkennt auf Anhieb, welchen Aufgaben er die größte Aufmerksamkeit schenken muss, um erfolgreich zu sein.

Prioritäten setzen

Im Zeitmanagement nach dem Pareto-Prinzip lautet die wichtigste Regel, Prioritäten zu setzen. Verschwenden Sie keine Zeit mit Unwesentlichem, sondern beginnen Sie direkt mit den wichtigsten Aufgaben. Legen Sie sich eine To-do-Liste an – sei es auf Papier oder mit einem Tool. Halten Sie fest, welches die wichtigsten Aufgaben sind, bis wann sie erledigt sein müssen und schätzen Sie ab, wie viel Zeit Sie dafür benötigen.

Delegieren und verschieben

Kümmern Sie sich selbst nur um die Dinge, die auf Ihrer To-do-Liste ganz oben stehen. Aufgaben von geringerer Priorität können Sie an Ihre Mitarbeiter delegieren oder nach hinten schieben. So muss beispielsweise nicht jede E-Mail und jeder Anruf sofort und von Ihnen persönlich beantwortet werden.

Konzentration auf das Wesentliche

Signalisieren Sie in Gesprächen, dass Sie wenig Zeit haben. Anstatt sich ausgiebig über das Wetter zu unterhalten, sollten Sie lieber direkt Fragen, wie Sie weiterhelfen können. Konzentrieren Sie sich außerdem immer nur auf eine Aufgabe. Sitzen Sie beispielsweise in einer Besprechung, sollten Sie nebenbei keine E-Mails checken. Bearbeiten Sie gerade einen wichtigen Auftrag, sollten Sie nicht ans Telefon gehen. Jede Form der Ablenkung kostet Zeit und kann Ihr gesamtes Zeitmanagement durcheinander bringen.

Weniger ist mehr

Die meisten Menschen nehmen sich vor, ihre Aufgaben zu 100 Prozent zu erledigen. Doch das muss gar nicht immer sein. Natürlich sollte ein Tischler einen auf Maß georderten Schrank dem Kunden nicht unfertig liefern. Doch bei vielen anderen Tätigkeiten – vor allem im Büroalltag – gilt: Kümmern Sie sich lieber zu 80 Prozent um alle Aufgaben, anstatt einzelne Aufgaben zu 100 Prozent zu erledigen und dafür andere komplett liegen zu lassen. Lassen Sie also weniger relevante Details, die viel Zeit kosten, weg und widmen Sie sich den wichtigen Dingen. Definieren Sie im Vorfeld, welche Aufgaben wirklich so wichtig sind, dass sie zu 100 Prozent erledigt werden müssen. Bei vielen Projekten kann ein Planer hilfreich sein. Erstellen Sie eine Checkliste und sortieren Sie die Punkte nach Prioritäten.