Steigern Sie mit guter Führung und Kooperation die Performance Ihres Kommunikationsteams!

Professionelle Kommunikation ist Beziehungsmanagement. Aber was das eigentlich bedeutet, gerät im hektischen Unternehmensalltag leicht aus dem Blickfeld. Sie erfordert nämlich nicht nur kluge Strategien und Fachkompetenz, sondern vor allem einen guten Umgang im Team und mit den externen Partnern. Dabei beeinflussen die Führung und die Kooperation ganz erheblich die Leistungsfähigkeit sowie den Erfolg im Kommunikationsmanagement. Diese beiden Erfolgsfaktoren sollte man nicht unterschätzen. Fachliche und menschliche/persönliche Dimensionen spielen hier eine Rolle.

Wer sich um gute Führung und Kooperation in der Unternehmenskommunikation bemüht, muss auf drei Bereiche achten:

  • auf die gute Zusammenarbeit im gesamten Team mit einem gemeinsamen Verständnis und nach klaren Spielregeln,
  • auf die Führungsqualitäten der Kommunikationsleitung,
  • und auf eine effiziente Kooperation mit externen Partnern.

Wie kann man die Zusammenarbeit im Team fördern?

Professionelle Kommunikation funktioniert am besten, wenn zunächst einmal alle, die damit befasst sind, ihren Auftrag als eine gemeinsame Leistung begreifen. Sie setzt jenseits guten Kommunikationshandwerks eine reibungslose Interaktion sowie ein gutes Händchen im gegenseitigen Umgang voraus. Nicht Einzelleistungen sollten im Vordergrund stehen, sondern der gemeinsam erreichte Kommunikationserfolg. Das kann man in der Praxis zum Beispiel fördern, indem man herkömmliche Silostrukturen (etwa die organisatorische Trennung in interne und externe Kommunikation) auflöst und dadurch eine engere, schnellere und flexiblere Zusammenarbeit auf Basis eines ganzheitlichen Kommunikationsverständnisses ermöglicht. Moderne Organisationsformen wie die Einführung von Newsroom-Modellen oder des Rotationsprinzips in den PR- und Marketingteams können das unterstützen.

Zur Förderung der guten Kooperation sollte man außerdem auf entsprechende Merkmale bei den Mitarbeiterprofilen achten und diese entweder bei der Personalauswahl berücksichtigen oder durch Trainings entwickeln: Gefragt sind heute kooperationsfördernde Eigenschaften wie Schnelligkeit, vernetztes Denken, hohe Flexibilität, Ideenreichtum, aber vor allem auch Pragmatismus, Empathie und Sensibilität für die Erwartungen der Zielgruppen, die man erreichen möchte, sowie für das, was die Teamkollegen leisten.

Hilfreich für eine reibungslose, vertrauensvolle Kooperation (sowohl im Team als auch mit den internen oder externen Kommunikationspartnern) sind außerdem klare Spielregeln: beispielsweise Leitlinien für eine werteorientierte Kommunikation. Darin sollte u.a. beschrieben werden,

  • was eine reibungslose und effiziente Zusammenarbeit ausmacht,
  • was Anspruch des Unternehmens und der Kommunikationsleitung ist,
  • was im Kommunikationsauftritt zu vermeiden ist und welche Kompetenzen und Maßnahmen dazu beitragen,
  • wie und wo mögliche Probleme adressiert werden können.

Solche Festlegungen fördern ein gutes Zusammenspiel in der Kommunikationsarbeit.

Ein weiterer, nicht unerheblicher Faktor, der zur partnerschaftlichen Zusammenarbeit in den Kommunikations- und Marketingteams beiträgt, ist die Wertschätzung. Wenn die Leistungen der Teams nämlich im Unternehmen richtig gewürdigt werden, wirkt sich das erfahrungsgemäß positiv auf die Kultur der Kooperation aus.

Führungsstärke und Managementkompetenz der Kommunikationsleitung sind entscheidend

Den zweifellos größten Einfluss auf die Motivation und Performance der Kommunikationsteams hat aber die Art, wie die Führungskraft und ihr Kommunikationsteam miteinander umgehen. Ein Kommunikationschef ist dabei nicht nur als fachlich versierter Profi, sondern als Führungskraft gefragt.

Er gestaltet die Zusammenarbeit, indem er seine Mitarbeiter nicht allein als Funktionsträger mit Zuständigkeit für bestimmte fachliche Aufgaben betrachtet, sondern als aktive Gestalter von Kommunikationsprozessen. So sollte er sie zum Beispiel nicht von bestimmten, sensiblen Handlungsfeldern wie etwa der CEO-Kommunikation abschotten, sondern sie konsequent in alle Vorgänge und Entscheidungsprozesse einbinden. Je besser die Kommunikationsleitung Spielräume aufzeigt, im Gespräch Freiräume für Kritik und Verbesserungsvorschläge bietet und für umfassende Orientierung sorgt, desto stärker fördert das die Kooperation im Team. Jedes Signal der Skepsis, der Distanz und jede Form selektiver Informationsweitergabe durch die Kommunikationsleitung führt dagegen rasch zu Verdruss und geringerem Engagement innerhalb der Kommunikationsmannschaft.

Die Kooperation in Kommunikationsprozessen wird auch gefördert, indem Konflikte im Team rasch erkannt und beseitigt werden. So sollten Mitarbeiter nicht in einen kräftezehrenden Wettbewerb um interessante Aufgaben und Positionen gestellt werden, sondern ihre persönliche Weiterentwicklung sollte dem leitenden Kommunikationsmanager ein Anliegen sein. Auch hierin liegt eine wichtige Führungsaufgabe.

Jeder leitende Kommunikationsmanager muss seinen Führungsauftrag ernst nehmen und das gute Zusammenspiel mit und in seinem Team auch als Chance begreifen. Wer in Leitungsfunktion hauptsächlich Kommunikationsaufträge verteilt, ohne zuzuhören und auf individuelle Anregungen oder Erwartungen aus dem Team zu achten, nimmt sich nämlich auch die Möglichkeit, eigene Positionen oder Strategien mit dem Feedback anderer zu hinterfragen. Und das ist der Kommunikationsperformance ebenfalls nicht förderlich.

Der Leiter oder die Leiterin des Kommunikationsteams ist aber nicht nur als Führungskraft und Manager, sondern auch in weiteren Rollen gefordert, die das Wie der Zusammenarbeit beeinflussen, vor allem als Sparringspartner und Berater des Top-Managements. Kooperation funktioniert hier anders als in der Führungsrolle im Team. Sie soll z.B. die Entscheidungs- und Handlungskompetenz der Person an der Unternehmensspitze unterstützen. Vom guten, vertrauensvollen und partnerschaftlichen Zusammenspiel zwischen Kommunikationsleitung und Top-Management hängt in jedem Unternehmen enorm viel ab.

Kluge Organisation und effizientes Ressourcenmanagement fördern ebenfalls die Kooperation und Leistungsfähigkeit im Kommunikationsbusiness

Eine herausragende Bedeutung für die Kooperation und die Performance im Kommunikationsteam hat die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern: mit Agenturen, Beratungen, Freelancern und Interim Managern. Hier sollte man zum einen die Briefing-Kompetenz im gesamten Kommunikationsteam sicherstellen. Zum anderen gilt es, besondere Abhängigkeiten und Einschränkungen – etwa bei permanentem, umfangreichen Outsourcing von Kommunikationsdienstleistungen durch Agenturen – zu vermeiden, weil sie das Miteinander erschweren können. Es wird oft unterschätzt, wie stark sich Abhängigkeiten von externen Dienstleistern gerade im Kommunikationsbereich unternehmensintern demotivierend auswirken können.

Der entscheidende Punkt liegt aber darin, die Ressourcen stets so zu steuern, dass die Mitarbeiter nicht – wie so oft – am Limit arbeiten. Wenn beispielsweise Vakanzen oder Ressourcenengpässe nicht mit externer Hilfe überbrückt werden, sondern die vorhandene Arbeit auf weniger Schultern verteilt wird, bedeutet das zusätzlichen Aufwand und wirkt sich negativ auf die Stimmung und die Leistungsbereitschaft im Team aus. Eine attraktive und zunehmend nachgefragte Kooperationsform, die auch die genannten Abhängigkeiten vermeidet, ist der Einsatz von Interim Managern in Kommunikationsfunktionen oder -projekten. Praxisgerechte Informationen und Anregungen zu dieser innovativen Kooperationsform habe ich in dem Whitepaper „Interim Management in Kommunikation und Marketing“ zusammengestellt. Interim Manager im Kommunikationsbereich leisten nicht nur einen besonderen Wertbeitrag zum Kommunikations- und Unternehmenserfolg, sondern prägen erfahrungsgemäß auch die Kooperationskultur und die Prozesseffizienz in den Kommunikationsteams.

Was können Sie für sich mitnehmen?

  • Achten Sie auf ein gutes, partnerschaftliches Zusammenspiel im Kommunikationsteam! Definieren Sie verbindliche Spielregeln und fördern Sie mit allen Mitteln eine kooperative Kultur im Kommunikationsmanagement!
  • Achten Sie auf eine ausgeprägte Führungs- und Managementqualität in der Kommunikationsleitung!
  • Sorgen Sie für ein leistungs- und kooperationsförderndes Ressourcenmanagement, indem Sie die richtigen externen Partner richtig einsetzen. Schaffen Sie mit innovativen Kooperationsformen wie dem Einsatz von Interim Managern notwendige Handlungsfreiräume für Ihre Kommunikationsteams!
Dr. Wolfgang Griepentrog

arbeitet seit über 20 Jahren als Kommunikations- und Marketingmanager für internationale Konzerne und mittelständische Unternehmen. Nach verschiedenen Führungspositionen, u.a. viele Jahre lang als Chef der Konzern-PR der internationalen Handelsgruppe Metro Group, betreut er heute als Interim Manager und Kommunikationsberater Unternehmen in Phasen der Neuausrichtung und bei markenstrategischen Herausforderungen. Einer seiner Schwerpunkte liegt in der Verbesserung der Effizienz und Prozessqualität im Kommunikationsmanagement.

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