Effizient über Grenzen hinweg: So geht Arbeiten im virtuellen Team

Ob aus dem Home Office in derselben Stadt oder gar auf einem anderen Kontinent, die vernetzte Welt macht das Arbeiten im virtuellen Team heute einfacher denn je. Doch auch dabei gilt es, einiges zu beachten. Schließlich bringt das Arbeiten an verschiedenen Standorten rund um den Globus einige Herausforderungen mit sich.

1. Teamzusammensetzung

Es will gut überlegt sein, welche Mitarbeiter an einem bestimmten Projekt als virtuelles Team arbeiten sollen. Gemeinsam an einem Strang ziehen und effizient und zielgerichtet die Aufgabe lösen, lautet die Devise. Willkürlich Kollegen zusammenzuwürfeln, ist dementsprechend wenig sinnvoll. Vielmehr sollte schon im Vorfeld die Teamfähigkeit der jeweiligen Mitarbeiter im Fokus des Auswahlprozesses stehen, ebenso die Frage, ob die Beteiligten gut zueinanderpassen und miteinander harmonieren.

2. Kommunikationswege optimieren

Sie arbeiten im virtuellen Team zusammen, lernen sich im realen Leben aber möglicherweise nie kennen. Umso wichtiger ist es, durch gezielte Kommunikation Missverständnissen, möglichen Streitpunkten oder auch Frustration vorzubeugen, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten. Durch die oftmals fehlende Face-to-Face-Interaktion gehen schnell nonverbale Informationen verloren oder werden beim Videochatten möglicherweise übersehen. Aufgrund der räumlichen Separation ist eine angemessene Kommunikation allerdings das A und O, um stets auf dem neuesten Stand zu sein, Arbeitsschritte miteinander abzusprechen und nicht aneinander vorbei zu arbeiten.

3. Arbeiten im virtuellen Team gut strukturieren

Die richtige Strukturierung beim Arbeiten im virtuellen Team ist ebenfalls unerlässlich. Für Führungskräfte heißt es daher: Abläufe, Prozesse und Regeln klar und für alle verständlich kommunizieren. Regelmäßige Gesamtmeetings in Form von beispielsweise Videochat-Konferenzen helfen allen Beteiligten, Transparenz zu schaffen, sprich die einzelnen Arbeitsschritte der anderen ins große Ganze einzuordnen, Fortschritte zu dokumentieren sowie Fragen und Probleme zu thematisieren. Auch persönliche Meetings sind in regelmäßigen Abständen sinnvoll, besonders zu Beginn der Zusammenarbeit und bei wichtigen Meilensteinen.

4. Kulturelle und zeitliche Herausforderungen

Arbeiten im virtuellen Team bringt allerdings auch noch einige weitere Herausforderungen mit sich. So ist es durchaus nicht selten, dass Kollegen in verschiedenen Zeitzonen an ein und demselben Projekt sitzen. Um Verzögerungen oder gar Abstimmungsschwierigkeiten zu vermeiden, ist es wichtig, darauf schon bei der Erstellung der Arbeitsabläufe und Zeitpläne zu achten. Kulturelle Unterschiede, ob nun in verschiedenen Abteilungen im eigenen Unternehmen oder in der Zusammenarbeit mit Kollegen im Ausland, sollten ebenfalls nicht totgeschwiegen, sondern stattdessen offen thematisiert werden.

5. Konfliktmanagement und Teambuilding

Das Gleiche gilt für Konflikte jeglicher Art. Der Aufbau von Vertrauen innerhalb eines virtuellen Teams gestaltet sich immer schwerer, als wenn die Kollegen vor Ort durch direkte Interaktion ein Verhältnis zueinander schaffen können. Probleme werden daher oft erst spät erkannt, manchmal sogar zu spät. Umso relevanter sind eine offene und zielgerichtete Kommunikation, ein waches Auge für mögliche Problemfelder und eventuelles Konfliktpotenzial.