Moderne Tools für die interne Kommunikation

In vielen Unternehmen wird nach wie vor die gute alte Email genutzt. Sie ist der am meisten verbreitete Kommunikationskanal. Doch viele Mitarbeiter werden von ihnen regelrecht geflutet, sodass wichtige Informationen zuweilen untergehen. Auch für die Arbeit von Teams sind Emails nicht zweckmäßig. Inzwischen gibt es viele moderne Systeme, die den Informationsfluss und –austausch in Arbeitsgruppen einfacher machen. Wir stellen drei Systeme vor, die dem gestiegenen Tempo in der Geschäftswelt nachkommen.

Slack

Das Tool wird auch das „WhatsApp fürs Büro“ genannt, es erleichtert die Kommunikation in Arbeitsgruppen, denn Teams können damit gemeinsam Dokumente bearbeiten. Das macht Slack vor allem für kleine und mittlere Unternehmen interessant. Mit dem webbasierten Messenger können Nutzer online Nachrichten und Fotos verschicken, mit einer einzelnen Person oder in einer Gruppen chatten. Auch das Versenden von Dokumentationen ist möglich. Wer möchte, kann auch Videoanrufe damit tätigen. Slack erlaubt beispielsweise zusätzlich die Integration und Bearbeitung von Dropbox-Dokumenten. Auch Dateien wie aus der Cloud Google Drive lassen sich in die App importieren. Diese Option fördert beispielsweise den Austausch von Mitarbeitern, die an unterschiedlichen Standorten arbeiten. Im System lässt sich auch einstellen, wann genau Teammitglieder neue Anweisungen erhalten sollen. Die Push-Nachrichten werden gesammelt und den entsprechenden Mitarbeitern en bloc übermittelt.

Außerdem kann der Nutzer öffentliche Chat-Channels einrichten, denen alle Angestellten des jeweiligen Unternehmens beitreten können. Um der Flut von Nachrichten zu entgehen, lassen sich mit der sogenannten „Do Not Disturb-Funktion“ einzelne Chats stumm schalten. So kann sich jeder Mitarbeiter auf die aktuell wichtigsten Unterhaltungen zu konzentrieren. Nutzer loben die intuitive Anwendung sowie die angenehme Nutzerführung. Ein „Slackbot“ hilft beispielsweise per Chat-Dialog, den eigenen Account einzurichten.

Für Slack muss keine Lizenz erworben werden, um die Funktionen nutzen zu können. Mit der kostenpflichtigen Variante, die rund sieben Euro pro Nutzer und Monat kostet, können zusätzliche Features für die Kommunikation mit Geschäftspartnern erworben werden: Sie ermöglichen nicht nur den Zugang zu Statistiken, auch das Einladen von externen Dienstleistern in Gruppenchats ist möglich. Das kann hilfreich sein für die Abwicklung von Bestellungen oder das Handling von Reklamatonen.

Yammer

Yammer ist ein Social-Media-Service, der dafür konzipiert wurde, dass Mitarbeiter in Kontakt bleiben und Informationen teilen können – und zwar völlig unabhängig vom Standort. Das Tool kommt damit den Anforderungen der modernen Arbeitswelt entgegen, wo nur noch selten alle Mitarbeiter am gleichen Ort tätig sind. Sie können auf Yammer zugreifen, egal in welchem Büro sie sitzen oder ob sie im Home Office arbeiten, am Flughafen warten oder beim Kunden im Außendienst tätig sind. Das macht die Mobile-App von Yammer möglich, damit können sich Mitarbeiter auch über das Smartphone austauschen. So kann die Personalabteilung über Firmenfeste und Beförderungen informieren, die Salesabteilung kann intern über ihre neueste Produktserien hinweisen, außerdem können intern Spezialisten für eine bestimmte Fragestellung gesucht werden.

Seit Yammer von Microsoft übernommen wurde, ist es als Applikation nicht mehr einzeln erhältlich, sondern bereits im Office 365 integriert. Der große Vorteil für die Nutzer: Es gibt zusätzlich einen kostenfreien Übersetzer on top: Das Programm übersetzt im Hintergrund in über 60 Sprachen, so dass alle Mitarbeiter in ihrer eigenen Sprache kommunizieren können. Damit spart sich ein Betrieb, in dem unterschiedliche Nationalitäten arbeiten, gleichzeitig hohe Übersetzungskosten.

Workplace by Facebook

Die Intranet-Alternative für Firmen ist ein auf Facebook basierendes Tool für die interne Kommunikation. Die Funktionen ähneln denen vom öffentlich zugänglichen Social-Media-Portal. Auch über eine Timeline, die alle registrierten Nutzer mit Informationen versorgt, gibt es hier. Bei der Workplace-Version jedoch haben nur Mitarbeiter innerhalb einer geschlossenen Umgebung Zugriff auf die Informationen. Wie bei Slack kann sich die Belegschaft in Teams zusammenfinden und sich gemeinsam über Projekte austauschen, in offenen, geschlossenen oder auch geheimen Gruppen.  Über die integrierte Messenger-Funktion können beispielsweise auch Live-Videos gedreht und geteilt werden. Das fördert die Kommunikation und den Austausch im Unternehmen. Die Bedienung erfolgt entweder via Desktop-PC/Notebook oder über eine eigene Workplace-App auf dem Smartphone. Das Tool ist unabhängig von Facebook, funktioniert aber in weiten Teilen wie die Mutter und wird daher von Mitarbeitern gern angenommen, da ihnen die Funktionsweise bereits vertraut ist. Die Basis-Version ist kostenlos, eine erweiterte Version kostet je nach Anzahl der aktiven Nutzer bis zu drei Euro pro Monat.

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Lisa Priller-Gebhardt

 ist freie Journalistin und schreibt über die deutsche Medienlandschaft, vorwiegend für das Fachmagazin Werben & Verkaufen, aber auch für Kontakter, Welt am Sonntag, SZ sowie den Blog der BLM. Themenschwerpunkte sind Fernsehen, Digitalwirtschaft sowie Printmedien. Nach einem Volontariat bei Hubert Burda Media und dem Besuch der Deutschen Journalistenschule in München arbeitete sie für Bunte, Bild, Freundin, Antenne Bayern und die Jugendbeilage der Süddeutschen Zeitung, Jetzt.

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